Программа Microsoft Access - электронное пособие access.my-study.info

Инструкция по работе с базой данных

Ниже дается текст, который Вы можете дать ознакомиться начинающим «операторам», кто впервые работает с базой данных "Аксес" и не знает как эффективно пользоваться базой данных аксес. Объясняются самые исходные понятия («для чайников»). Просьба, сохраняйте копирайт.

Введение

Единицей информации в базе данных является запись. Одна запись может иметь множество полей. Например, запись об экскурсии должна содержать:

  • название экскурсии;
  • дату;
  • количество людей (+ возраст, поскольку от него может зависеть стоимость экскурсии);
  • стоимость;
  • точку отправления (отель и комнату);
  • время отправления;
  • продавца…

С одной стороны, записи имеют ограниченное количество полей, с другой стороны, поля записи сильно различаются по типам (текст, число, дата, время…)  и зачастую имеют достаточно много значений (так, если количество экскурсий может ограничиваться 5-6, то дней в году 365, а значит, при введении даты, вероятность ошибки возрастает).

Понятно, что основной проблемой является ошибочное введение данных. Базы данных позволяют избежать множество ошибок уже на стадии ввода данных. Так, для экскурсий или отелей можно создать списки и достаточно выбирать из списка. Более того, для списков, иногда, достаточно ввести первую букву, а база данных подставит первое значение из списка, начинающееся на введеную букву, если это интересующее нас значение, то достаточно перейти в следующее поле, чтобы было поставлено нужное нам значение. Такая подстановка значений в поле экономит много времени. Другой способ экономить время – избегать частого перехода от пользования клавиатурой к пользованию мышкой. Т.е. предпочтительно научиться пользоваться клавиатурой (например, переход в следующее поле не кликом мышки, а клавишей табуляции (Tab), переводить курсор в следующую запись стрелками на клавиатуре, переходить в конец таблицы комбинацией клавиш Ctrl + End (или мышкой, использую панель перехода по записям:
переход по записям в базе Аксес; кнопки переход к следующей, к последней и к новой записи в Аксес позволяют перейти к следующей, последней и новой записи в базе соответствено; в примере курсор находится на первой записи из 9072 записей, чтобы перейти к записи 1284, достаточно в поле между кнопками вместо единицы ввести 1284 и нажать Enter).

Поля имеющие тип дата позволяют вводить данные частично (если дата текущего года, достаточно ввести день и месяц, текущий год подставляется автоматически; разделителем числа и месяца может быть не только точка, т.е. можно использовать запятую, слэш, дефис, что удобнее; эти символы будут преобразованы в точку (или другой символ - это зависит не от настроек Аксес, а установок операционной системы)).

Ввод даты (сокращенный формат) Ввод даты (сокращенный формат) - автоматически преобразуется в полный фрмат

Огромным преимуществом баз данных является возможность делать выборки с помощью фильтров, т.е. просматривать данные имеющие сходные значения (например, только конкретную экскурсию и/или только на интересующую дату).

© - Создание базы данных в Microsoft Access